เป็นกันทุกช่วงวัยจริงๆ สำหรับการทำงานที่จะต้องส่งให้ตรงเวลาที่กำหนด ไม่ว่าจะเป็นน้องๆ วัยเรียน ที่ครูสั่งการบ้านแล้วมีกำหนดส่ง หรือเหล่าผู้ใหญ่วัยทำงาน ที่จะต้องทำงานให้เสร็จตรงเวลา สิ่งนี้เราเรียกว่า ‘เดตไลน์’
ชื่อก็บอกอยู่แบบตายตัวเลยว่า ‘เดตไลน์’ มาจากคำภาษาอังกฤษว่า ‘Deadline’ หรือแปลแบบตรงๆ เลยก็คือ ‘เส้นตาย’ หมายความว่า ถ้าทำงานส่งช้ากว่ากำหนด เราขิตแน่ๆ และในช่วงที่ใกล้เดตไลน์ แน่นอนว่า ถ้างานยังไม่เสร็จ ไฟแห่งความพินาศก็จะแผดเผาเราให้กลายเป็นจุล
เพื่อไม่ให้ขิตแบบไม่เหลือซากอารยธรรม วันนี้ Spacebar ก็ได้จัดหาวิธีการจัดการกับการดิ้นรนสู้ชีวิตในช่วงเดตไลน์ ในแบบที่เดตไลน์ ก็สู้ชีวิตกลับไม่ได้ มีวิธีอะไรบ้าง มาดูกันดีกว่า
1. ต่อต้านการกำหนดเวลาเดตไลน์
ถ้าคิดว่าอยากจะแก้ปัญหาความเครียด ความกดดันจากเดตไลน์ โดยการยกเลิกการใช้เดตไลน์ บอกเลยว่าอย่าทำ เพราะมันไม่ได้ผลอะไรเลย
มูลนิธิ National Science Foundation ได้ยกเลิกการทำเดตไลน์สำหรับข้อเสนอทุนสนับสนุนกระบวนการ โดยเปลี่ยนเป็นสามารถยื่นคำขอได้ทุกเมื่อ ตามที่มีรายงาน NSF มียอดการสนับสนุนลดลง 59% จาก 4 โครงการสนับสนุน และสุดท้าย เขาก็กลับไปใช้การกำหนดเดตไลน์เช่นเดิม
2. จัดสรรเวลาเพื่อทำงานสำคัญให้เสร็จสิ้น
งานวิจัยที่ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review พบว่าผู้คนมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ โดยไม่สนใจงานที่สำคัญจนทำให้ส่งงานไม่ตรงเวลา และบางครั้งก็ส่งไม่ทัน
เพื่อแก้ไขปัญหานั้น ผู้เขียนได้ทดสอบการทดลองเชิงรุก (หรือโปรไทม์) พวกเขาแบ่งพนักงานที่พวกเขาได้จ้างไว้ ซึ่งเป็นบริษัทให้บริการด้านการตลาดในสหรัฐอเมริกาและบริษัทวิจัยประสบการณ์ลูกค้า ออกเป็นกลุ่มควบคุมและกลุ่มโปรไทม์ พวกเขาบอกกลุ่มควบคุมให้ทำสิ่งที่พวกเขาเคยทำต่อไป และบอกอีกกลุ่มหนึ่งให้กำหนดเวลา โดยการวางแผนแบบรายสัปดาห์ลงในปฏิทิน ให้เวลาทำ 30 นาที ในช่วงเวลานั้น พวกเขาระบุงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดของพวกเขาก่อน จากนั้นจึงบล็อกเวลาในปฏิทินก่อนเวลา 2 ชั่วโมงทุกวัน เพื่อจัดการกับงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
หกสัปดาห์ต่อมา กลุ่มโปรไทม์ รายงานว่าพวกเขามีโอกาสสำเร็จมากขึ้น 12% ตรงตามกำหนดเวลาที่สำคัญ และทำงานที่สำคัญให้เสร็จเร็วขึ้น พวกเขายังใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 14% และลดภาระงานลง 9%
ที่สำคัญที่สุด ทั้งสองกลุ่มตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าอย่างเท่าเทียมกัน ผู้เขียน เขียนว่า "โปรไทม์ไม่ต้องแลกมาด้วยต้นทุนของการบริการลูกค้าที่ดี" และ 84% ของกลุ่มโปรไทม์ แนะนำให้องค์กรใช้วิธีนี้ทั่วทั้งบริษัท
งานวิจัยที่ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review พบว่าผู้คนมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ โดยไม่สนใจงานที่สำคัญจนทำให้ส่งงานไม่ตรงเวลา และบางครั้งก็ส่งไม่ทัน
เพื่อแก้ไขปัญหานั้น ผู้เขียนได้ทดสอบการทดลองเชิงรุก (หรือโปรไทม์) พวกเขาแบ่งพนักงานที่พวกเขาได้จ้างไว้ ซึ่งเป็นบริษัทให้บริการด้านการตลาดในสหรัฐอเมริกาและบริษัทวิจัยประสบการณ์ลูกค้า ออกเป็นกลุ่มควบคุมและกลุ่มโปรไทม์ พวกเขาบอกกลุ่มควบคุมให้ทำสิ่งที่พวกเขาเคยทำต่อไป และบอกอีกกลุ่มหนึ่งให้กำหนดเวลา โดยการวางแผนแบบรายสัปดาห์ลงในปฏิทิน ให้เวลาทำ 30 นาที ในช่วงเวลานั้น พวกเขาระบุงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดของพวกเขาก่อน จากนั้นจึงบล็อกเวลาในปฏิทินก่อนเวลา 2 ชั่วโมงทุกวัน เพื่อจัดการกับงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
หกสัปดาห์ต่อมา กลุ่มโปรไทม์ รายงานว่าพวกเขามีโอกาสสำเร็จมากขึ้น 12% ตรงตามกำหนดเวลาที่สำคัญ และทำงานที่สำคัญให้เสร็จเร็วขึ้น พวกเขายังใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 14% และลดภาระงานลง 9%
ที่สำคัญที่สุด ทั้งสองกลุ่มตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าอย่างเท่าเทียมกัน ผู้เขียน เขียนว่า "โปรไทม์ไม่ต้องแลกมาด้วยต้นทุนของการบริการลูกค้าที่ดี" และ 84% ของกลุ่มโปรไทม์ แนะนำให้องค์กรใช้วิธีนี้ทั่วทั้งบริษัท
3. กำหนดแผนการล่วงหน้า และกำหนดเดตไลน์สั้นๆ
ตามรายละเอียดในบทความของ BBC นักจิตวิทยาสังคมได้ทำการทดลองกับนักศึกษาที่มหาวิทยาลัย Tel Aviv University ระบุว่า การกำหนดเดตไลน์และกำหนดเวลาในการทำงานนั้นไม่เพียงพอ
นักเรียนต้องทำงานกับคอมพิวเตอร์เป็นพันๆ ชิ้น โดยแบ่งเป็นช่วงๆ เป็นเวลา 90 นาที ครึ่งหนึ่งของกลุ่มได้รับฟีดแบ็กอย่างต่อเนื่อง ทำให้พวกเขารู้ว่ายังเหลืออีกมากเท่าไรที่ต้องทำ อีกกลุ่มไม่ได้รับการอัพเดตอะไรเลย
นักเรียนที่รู้ว่าต้องทำอะไรอีกสามารถทำงานได้เร็วและแม่นยำมากขึ้น จากการวิจัยพบว่าพวกเขายังรายงานว่ามีความเหนื่อยล้าน้อยลง และได้หยุดพักระหว่างช่วงสั้นๆ ด้วย
ทำไมล่ะ? เป็นเพราะว่า นักเรียนที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นรู้อยู่เสมอว่าเส้นชัยอยู่ไกลแค่ไหน พวกเขามีสุขภาพจิตที่ดีขึ้นและวางแผนที่จะทำภารกิจให้สำเร็จ แต่นักเรียนคนอื่นๆ ต้องประหยัดพลังบางส่วนเพราะพวกเขาไม่รู้ว่าจะเสร็จเมื่อไร
ตามรายละเอียดในบทความของ BBC นักจิตวิทยาสังคมได้ทำการทดลองกับนักศึกษาที่มหาวิทยาลัย Tel Aviv University ระบุว่า การกำหนดเดตไลน์และกำหนดเวลาในการทำงานนั้นไม่เพียงพอ
นักเรียนต้องทำงานกับคอมพิวเตอร์เป็นพันๆ ชิ้น โดยแบ่งเป็นช่วงๆ เป็นเวลา 90 นาที ครึ่งหนึ่งของกลุ่มได้รับฟีดแบ็กอย่างต่อเนื่อง ทำให้พวกเขารู้ว่ายังเหลืออีกมากเท่าไรที่ต้องทำ อีกกลุ่มไม่ได้รับการอัพเดตอะไรเลย
นักเรียนที่รู้ว่าต้องทำอะไรอีกสามารถทำงานได้เร็วและแม่นยำมากขึ้น จากการวิจัยพบว่าพวกเขายังรายงานว่ามีความเหนื่อยล้าน้อยลง และได้หยุดพักระหว่างช่วงสั้นๆ ด้วย
ทำไมล่ะ? เป็นเพราะว่า นักเรียนที่ประสบความสำเร็จมากขึ้นรู้อยู่เสมอว่าเส้นชัยอยู่ไกลแค่ไหน พวกเขามีสุขภาพจิตที่ดีขึ้นและวางแผนที่จะทำภารกิจให้สำเร็จ แต่นักเรียนคนอื่นๆ ต้องประหยัดพลังบางส่วนเพราะพวกเขาไม่รู้ว่าจะเสร็จเมื่อไร
4. อย่าทำอะไรเองคนเดียว
นักจิตวิทยา MIT ได้ทดลองเพื่อทำความเข้าใจในผลกระทบของการกำหนดเดตไลน์ที่กำหนดด้วยตัวเอง ตามที่รายงานระบุ พวกเขาได้จ้างนักเรียน 3 กลุ่ม เพื่อพิสูจน์อักษร 3 บท โดยกลุ่มที่ 1 ให้เดตไลน์เป็นรายสัปดาห์ กลุ่มที่ 2 ได้กำหนดเดตไลน์เป็นวันไฟนอล และกลุ่มที่ 3 ให้เลือกกำหนดเดตไลน์เอง ซึ่งนักเรียนจะได้รับเงินจำนวน 10 เซ็นต์ สำหรับทุกๆ คำผิดที่ตรวจเจอ และจะต้องเสียค่าปรับ 1 ดอลล่าร์ทุกวัน ถ้าพวกเขามาสาย
กลุ่มที่กำหนดเดตไลน์เองทำได้แย่กว่ากลุ่มที่มีกำหนดเดตไลน์แบบรายสัปดาห์ ทั้งการค้นหาคำผิด การทำงานเสร็จใกล้เดตไลน์ และการสะสมรางวัล แต่ทั้ง 2 กลุ่มที่กล่าวมาทำงานได้ดีกว่ากลุ่มที่มีเดตไลน์เป็นวันไฟนอล นักวิจัยได้ระบุว่า ทฤษฎีการกำหนดเดตไลน์ด้วยตัวเองนั้น OK ที่จะลดการผลัดวันประกันพรุ่ง แต่พวกเขาไม่ได้มีประสิทธิภาพมากเท่ากับการใช้เดตไลน์ที่ถูกกำหนดให้เพื่อการทำงานที่ยอดเยี่ยม
5. ลองขั้นตอนการขอต่อเวลา
ไม่ใช่ว่าทุกคนจะรับมือทุกเดตไลน์ได้ ชีวิตยุ่งเหยิง มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้น และบางครั้งงานก็ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ บ่อยครั้งที่พลาดงานตามเดตไลน์โดยไม่มีการบอกกล่าว หรือส่งงานแบบลวกๆ เพราะว่าพวกเขาไม่ยอมต่อเวลา
ทำไมผู้คนมักเสียค่าใช้จ่ายส่วนตัวสูงในการขอต่อเวลา เพราะว่าพวกเขากังวลว่าหัวหน้างานจะคิดอย่างไร และพวกเขาไม่ต้องการให้ดูเหมือนคนไร้ความสามารถ ตามรายงานของ Journal of Experimental Social Psychology ระบุว่าสิ่งที่รับรู้นั้นมักไม่เป็นความจริง การวิจัยอื่นๆ แสดงให้เห็นว่าผู้คนไม่แฮปปี้กับการขอต่อเวลา แต่บ่อยครั้งการขอต่อเวลาอย่างเป็นทางการสามารถบรรเทาความกังวลของผู้ขอได้
ไม่ใช่ว่าทุกคนจะรับมือทุกเดตไลน์ได้ ชีวิตยุ่งเหยิง มีความรับผิดชอบเพิ่มขึ้น และบางครั้งงานก็ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ บ่อยครั้งที่พลาดงานตามเดตไลน์โดยไม่มีการบอกกล่าว หรือส่งงานแบบลวกๆ เพราะว่าพวกเขาไม่ยอมต่อเวลา
ทำไมผู้คนมักเสียค่าใช้จ่ายส่วนตัวสูงในการขอต่อเวลา เพราะว่าพวกเขากังวลว่าหัวหน้างานจะคิดอย่างไร และพวกเขาไม่ต้องการให้ดูเหมือนคนไร้ความสามารถ ตามรายงานของ Journal of Experimental Social Psychology ระบุว่าสิ่งที่รับรู้นั้นมักไม่เป็นความจริง การวิจัยอื่นๆ แสดงให้เห็นว่าผู้คนไม่แฮปปี้กับการขอต่อเวลา แต่บ่อยครั้งการขอต่อเวลาอย่างเป็นทางการสามารถบรรเทาความกังวลของผู้ขอได้
