บรรยากาศโดยรอบโรงแรมโรสวูด ย่านเพลินจิต ใจกลางกรุงเทพฯ เต็มไปด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวดจากเจ้าหน้าที่ตำรวจทั้งในและนอกเครื่องแบบ ขณะเดียวกัน มีรถพยาบาลจากโรงพยาบาลตำรวจ จอดสแตนด์บายเพื่อรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน นอกจากนี้ ทีมล่วงหน้าของมาเลเซียยังร่วมกับเจ้าหน้าที่ตำรวจไทยเดินตรวจสอบความพร้อมอย่างละเอียด
โดยในช่วงค่ำของวันเดียวกันนี้ ทักษิณ ชินวัตร อดีตนายกรัฐมนตรี ในฐานะที่ปรึกษาส่วนตัวประธานอาเซียน จะเป็นเจ้าภาพเลี้ยงรับรอง ดาโตะ เซอรี อันวาร์ อิบราฮิม (Dato’ Seri Anwar Ibrahim) นายกรัฐมนตรีมาเลเซีย ในฐานะประธานอาเซียน และคณะที่ปรึกษาประธานอาเซียน
ในการหารือครั้งนี้มี พล.อ.อาวุโส มิน อ่องหล่าย (Min Aung Hlaing) ผู้นำรัฐบาลทหารเมียนมา ร่วมรับประทานอาหารด้วย โดยไม่มี แพทองธาร ชินวัตร นายกรัฐมนตรีไทย เข้าร่วมวงหารือแต่อย่างใด
ผู้สื่อข่าวรายงานว่า ทักษิณ ได้มารอที่โรงแรมก่อนการเดินทางมาถึงของทั้งสองผู้นำ โดยในเวลา 14.42 น. ขบวนรถของนายกรัฐมนตรีมาเลเซียเดินทางถึงโรงแรมโรสวูด จากนั้นในเวลา 14.55 น. ขบวนรถที่คาดว่าเป็นของ พล.อ.อาวุโส มิน อ่องหล่าย ก็เดินทางมาถึงโรงแรม โดยมีรถนำขบวน VIP รถประจำตำแหน่งของเอกอัครราชทูตเมียนมา และรถตู้ที่ติดป้ายตัวย่อ ‘MMR 04’ ซึ่งเป็นรหัสประเทศเมียนมา (Myanmar)
ต่อมาเมื่อเวลา 15.00 น. รถยนต์ของ สุรเกียรติ์ เสถียรไทย ประธานคณะมนตรีเพื่อสันติภาพและความปรองดองแห่งเอเชีย (APRC) อดีตรองนายกรัฐมนตรีและอดีตรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ ได้เคลื่อนตัวออกจากโรงแรม
ทั้งนี้ สื่อมวลชนไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าไปภายในโรงแรม และต้องปักหลักสังเกตการณ์อยู่บริเวณริมถนนด้านหน้าโรงแรมเท่านั้น
